근로계약서 미작성 벌금, 사업주가 처음부터 확인할 작성·교부 기준

직원을 채용할 때 사업주가 자주 놓치는 절차가 있습니다. 바로 근로계약서를 작성하고 근로자에게 교부하는 일입니다.

정규직뿐 아니라 아르바이트, 계약직, 단시간 근로자도 실제로 근로자로 일한다면 근로조건을 서면으로 정리해야 합니다. “며칠만 일할 예정이라서”, “구두로 시급을 합의해서”, “사업장이 작아서”라는 이유만으로 작성을 미루면 임금이나 근무시간과 관련한 분쟁으로 이어질 수 있습니다.

이 글에서는 근로계약서 미작성 또는 미교부 시 문제가 되는 기준과 사업주가 작성 단계에서 확인해야 할 내용을 초보자도 이해하기 쉽게 정리합니다.

근로계약서는 언제 작성해야 하나요?

근로계약서는 직원이 실제로 일을 시작하기 전에 작성하는 것이 가장 안전합니다. 근로기준법은 사용자가 근로계약을 체결할 때 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 등 주요 근로조건을 명시하도록 정하고 있습니다.

여기서 소정근로시간이란 사용자와 근로자가 약속한 근로시간을 의미합니다. 실제 근무시간과 구분되는 개념이므로 출근·퇴근 시각, 1일 근로시간, 근무일을 계약서에 구체적으로 적어두는 것이 좋습니다.

특히 임금의 구성항목·계산방법·지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가에 관한 사항은 서면으로 명시해 근로자에게 교부해야 합니다.

1. 근로계약서 미작성 벌금은 얼마인가요?

근로계약서를 작성하지 않거나, 작성했더라도 근로자에게 교부하지 않으면 법 위반 문제가 발생할 수 있습니다. 원문에서 제시한 기준은 다음과 같습니다.

고용노동부 상담례에서도 근로기준법 제17조 제2항에 정한 내용을 명시한 근로계약서를 작성해 교부하지 않은 경우, 근로기준법 제114조에 따라 500만 원 이하의 벌금에 처해질 수 있다고 안내하고 있습니다.

다만 실제 적용 여부와 제재 수준은 구체적인 사실관계와 법령 적용에 따라 달라질 수 있으므로, 사업주는 작성·교부 기록을 남기고 최신 법령 기준을 함께 확인해야 합니다.

2. 아르바이트도 근로계약서를 써야 하나요?

아르바이트도 근로자에 해당한다면 근로계약서를 작성해야 합니다. 직원의 명칭이 아르바이트, 파트타이머, 수습직원, 단시간 근로자라는 이유로 작성 의무가 없어지는 것은 아닙니다.

소상공인 사업장에서는 “며칠 일해보고 계속 고용할지 결정하겠다”며 근로계약서 작성을 미루는 경우가 있습니다. 그러나 실제로 업무를 시작했다면 임금, 근로시간 등 근로조건을 명확하게 정리해두는 것이 안전합니다.

3. 근로계약서에는 무엇을 적어야 하나요?

근로계약서에는 직원이 어떤 조건으로 일하는지 확인할 수 있도록 주요 근로조건을 구체적으로 적어야 합니다. 단순히 “회사 규정에 따른다”거나 “시급은 협의한다”처럼 내용을 अस्पष्ट하게 적으면 나중에 약정 내용을 확인하기 어렵습니다.

근로기준법 제17조는 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 등 주요 근로조건의 명시 의무를 정하고 있습니다. 근로계약을 체결한 뒤 임금이나 근무시간 등 근로조건을 변경하는 경우에도 변경된 내용을 서면으로 정리하는 것이 필요합니다.

4. 작성만 하고 교부하지 않으면 괜찮을까요?

근로계약서는 사업주가 작성해 보관하는 것만으로 끝나지 않습니다. 근로자에게도 서면을 교부해야 합니다. 근로자가 자신의 임금과 근무조건을 확인할 수 있어야 하기 때문입니다.

사업주가 “계약서는 작성해서 보관하고 있다”고 하더라도 직원에게 교부한 사실이 없다면, 근로자가 계약서를 받은 적이 없다고 주장할 수 있습니다.

따라서 서명한 근로계약서 2부를 준비해 사업주와 근로자가 각각 1부씩 보관하는 방식이 실무상 안전합니다. 전자문서로 교부하는 경우에도 근로자가 실제로 열람하고 보관할 수 있는 방식인지 확인하고, 교부 기록을 남겨두는 것이 좋습니다.

5. 근로계약서가 없으면 어떤 분쟁이 생기나요?

근로계약서 미작성 문제는 단순히 벌금 문제로만 끝나지 않을 수 있습니다. 퇴사 이후 임금, 근무시간, 휴게시간, 퇴직금 등을 둘러싼 분쟁이 발생했을 때 약정한 근로조건을 확인할 자료가 부족해지기 때문입니다.

퇴사한 근로자가 노동청에 진정을 제기하면 근로계약서뿐 아니라 급여대장, 출퇴근기록, 임금명세서 등 관련 자료가 함께 확인될 수 있습니다. 계약서가 없으면 사업주가 처음 약정한 근로조건을 설명하거나 입증하기 어려워질 수 있습니다.

사업주가 채용 때 확인할 순서

1. 근로 시작 전에 조건을 합의합니다. 임금, 근무일, 근로시간, 휴게시간, 업무내용을 구체적으로 정합니다.

2. 주요 근로조건을 서면으로 작성합니다. 시급이나 월급만 적지 말고 임금 계산방법과 지급방법도 확인합니다.

3. 사업주와 근로자가 서명합니다. 양쪽이 같은 내용의 계약서를 보관할 수 있도록 준비합니다.

4. 근로자에게 계약서를 교부합니다. 교부일과 교부방식을 확인할 수 있는 기록도 함께 남깁니다.

5. 조건이 바뀌면 다시 문서화합니다. 임금, 근무시간, 업무장소 등이 변경될 때 변경 내용을 서면으로 정리합니다.

마무리: 작성보다 중요한 것은 ‘작성·교부·보관’의 세 단계입니다

근로계약서는 정규직 직원에게만 필요한 문서가 아닙니다. 아르바이트나 단기간 근무자라도 실제 근로자라면 주요 근로조건을 명확히 정리해야 합니다.

사업주가 기억해야 할 핵심은 세 가지입니다. 근로계약서를 작성하고, 근로자에게 교부하고, 양쪽이 보관하는 것입니다. 이 절차를 채용 초기에 정착시키면 근로기준법상 의무를 확인하는 데 도움이 되고, 임금·근무시간·퇴사 정산과 관련한 불필요한 분쟁도 줄일 수 있습니다.