낙찰 후 계약서에서 오류를 발견했다면? 서명 전 정정 요청과 기록 남기는 방법

낙찰 후 계약서 초안에서 오류를 발견했다면 서명부터 하지 말고, 공고문·낙찰 결과·산출내역서·과업지시서와 대조한 뒤 계약담당자에게 정정 요청을 해야 합니다. 특히 계약금액, 계약기간, 납품·완료기한, 보증금, 과업 범위가 다르면 이후 대금 청구나 계약이행 과정에서 분쟁이 생길 수 있으므로 서명 전 확인과 기록 보관이 중요합니다.

먼저 확인할 문서의 우선순위

계약서 오류를 판단할 때는 계약서 한 장만 보지 말고 계약의 근거가 된 문서를 함께 확인해야 합니다. 기관과 계약 종류에 따라 적용 규정과 문서 명칭이 달라질 수 있으므로 최종 판단은 해당 공고문과 계약담당자의 안내를 기준으로 해야 합니다.

1. 입찰공고문과 정정공고: 계약방법, 기초금액 또는 예정가격 관련 조건, 계약기간, 낙찰자 결정기준을 확인합니다.
2. 개찰 및 낙찰 관련 통보: 낙찰자, 낙찰금액, 낙찰일을 확인합니다. 낙찰하한율은 낙찰자 결정 과정의 기준일 수 있지만, 계약서에 기재할 실제 계약금액과 동일한 개념은 아닙니다.
3. 산출내역서·입찰서류: 수량, 단가, 공급가액, 부가가치세, 총액의 계산이 일치하는지 확인합니다.
4. 과업지시서·규격서·계약특수조건: 납품 장소, 업무 범위, 검사 기준, 지체상금 관련 조건, 하자 및 보증 조건을 대조합니다.
5. 계약서 초안: 앞선 문서의 내용이 계약서에 정확히 반영됐는지 확인합니다.

서명 전 정정 요청 절차

1단계. 오류를 표로 정리합니다

전화로 바로 문제를 제기하기보다 오류가 있는 조항, 현재 기재 내용, 확인되는 근거, 요청하는 수정 내용을 표로 작성하는 것이 좋습니다. 예를 들어 계약서에는 납품기한이 6월 30일로 적혀 있지만 공고문과 과업지시서에는 7월 15일로 되어 있다면, 두 문서의 해당 페이지와 조항을 함께 표시합니다.

2단계. 계약담당자에게 서면으로 요청합니다

기관이 사용하는 전자조달 시스템, 공식 이메일, 공문 등 확인 가능한 방법으로 정정 요청을 보냅니다. 제목에는 ‘계약서 초안 정정 요청’처럼 목적을 분명히 쓰고, 계약명·공고번호·낙찰일·담당 부서·오류 항목을 기재합니다. 요청서에는 회사의 해석을 단정하기보다 “근거 문서와 계약서 초안의 내용이 달라 확인 및 정정을 요청한다”고 표현하는 편이 안전합니다.

3단계. 정정본 또는 정정 방식이 확정된 뒤 서명합니다

담당자가 구두로 수정하겠다고 답했더라도 실제 계약서 전자문서나 최종본에 반영됐는지 확인해야 합니다. 수정 전후 파일을 모두 보관하고, 최종본의 문서명·작성일·버전을 구분하세요. 전자서명 화면에서 수정사항이 반영되지 않았다면 서명을 중단하고 다시 확인을 요청해야 합니다.

4단계. 정정이 불가능하다는 답을 받으면 근거를 재확인합니다

기관이 계약서 문구를 유지해야 한다고 안내하면 어떤 공고문, 규정, 과업지시서에 근거한 것인지 확인합니다. 회사 내부에서는 계약 담당자뿐 아니라 견적 작성자, 기술 담당자, 세무 담당자가 각각 금액·수량·이행 가능성·세금 표시를 검토하는 것이 좋습니다.

오류 유형별 확인 포인트

오류 유형	확인할 내용	기록 방법
계약금액	낙찰금액, 산출내역 합계, 부가가치세 표시가 일치하는지 확인합니다.	계약서 조항과 산출내역서의 쪽수를 함께 표시합니다.
기간·기한	착수일, 납품일, 완료일, 검사·검수 관련 일정의 기준일을 확인합니다.	공고문·과업지시서·계약서의 날짜를 나란히 적습니다.
수량·규격·과업	계약서에 누락되거나 추가된 품목과 업무가 없는지 확인합니다.	규격서의 항목 번호와 수정 요청 내용을 연결합니다.
보증 조건	계약보증금, 하자보증 관련 조건, 보증기간과 제출 시점을 확인합니다.	보증서 발급 전에 기관 요구 양식과 조건을 확인합니다.

정정 요청 기록에 포함할 항목

• 계약명, 공고번호, 계약 담당 부서
• 요청 일시와 요청자·수신자
• 오류가 있는 조항과 페이지
• 대조한 공고문, 규격서, 산출내역서의 문서명과 버전
• 기관의 답변 내용과 정정 예정일
• 최종 정정본 수령 여부와 서명 완료일

전화 통화가 있었다면 통화 직후 이메일로 “오늘 협의한 내용은 계약기간을 ○○로 확인하고 정정본에 반영하는 것으로 이해했다”는 식의 확인 메시지를 보내는 방법이 있습니다. 상대방의 회신이 없더라도 발송 기록과 첨부파일을 보관하면 회사가 언제 어떤 근거로 문제를 제기했는지 확인할 수 있습니다. 다만 통화 내용을 과도하게 해석하지 말고 사실과 요청사항을 분리해 작성해야 합니다.

이미 서명한 뒤 오류를 발견한 경우

서명 후에는 초안 정정이 아니라 계약 변경, 정정계약, 문서 재작성 등 별도 절차가 필요할 수 있습니다. 오류가 실제 계약조건에 영향을 주는지, 단순한 표시 오류인지에 따라 처리 방법이 달라지므로 임의로 문서를 수정하거나 계약서에 수기로 덧쓰지 않는 것이 원칙입니다. 계약담당자에게 변경 가능 여부와 필요한 승인·서류를 먼저 확인하고, 변경 전까지 납품이나 업무를 임의로 확대하거나 축소하지 않아야 합니다.

서명 전 최종 체크리스트

비드랩 실무 포인트

낙찰 후 계약은 ‘낙찰됐으니 서명하면 된다’는 단계가 아니라, 입찰 당시 제출한 내용이 실제 계약조건으로 정확히 연결됐는지 검증하는 단계입니다. 담당자는 계약서 검토표를 만들어 금액·기간·범위·보증을 순서대로 확인하고, 오류가 있으면 정정 전 서명을 보류한 사실과 그 근거를 내부 결재나 업무 기록에 남기는 것이 좋습니다. 보증서 발급이나 인력·자재 투입을 서두르기 전 계약서 최종본과 관련 조건을 확인하세요.

보증 조건을 별도로 점검해야 한다면 하자보증기간과 하자보증금 확인 방법을 함께 확인해 보세요. 계약이 시작된 뒤에는 준공서류 폴더를 계약 시작일에 만들어야 하는 이유도 실무 기록 관리에 도움이 됩니다.

자주 묻는 질문

계약서 초안에 오류가 있으면 먼저 서명해도 되나요?

금액, 기간, 수량, 과업 범위, 보증 조건에 오류가 있다면 정정 내용을 확인하기 전 서명하지 않는 것이 안전합니다. 서명 후에는 별도의 계약 변경 절차가 필요할 수 있습니다.

전화로 정정 요청을 해도 기록으로 인정될 수 있나요?

전화 협의만으로는 내용과 시점을 입증하기 어려울 수 있습니다. 통화 후 이메일이나 전자조달 시스템을 통해 협의 내용을 요약해 확인 기록을 남기는 것이 좋습니다.

계약서와 공고문 내용이 다르면 어떤 문서를 기준으로 해야 하나요?

계약의 종류와 해당 기관의 계약조건에 따라 판단이 달라질 수 있습니다. 공고문, 정정공고, 과업지시서, 특수조건, 산출내역서를 함께 대조하고 계약담당자에게 근거와 정정 방법을 확인해야 합니다.

서명 후 단순 오탈자를 발견하면 회사가 직접 고쳐도 되나요?

계약서를 임의로 수정하거나 수기로 덧쓰지 말고 기관에 정정 또는 변경 절차를 문의해야 합니다. 단순 표시 오류인지 계약조건에 영향을 주는 오류인지 확인한 뒤 처리해야 합니다.