협상에 의한 계약 절차는 어떻게 진행될까? 제안요청서부터 기술평가까지

협상에 의한 계약은 가격만으로 낙찰자를 정하지 않고, 제안서의 기술·사업 수행능력과 입찰가격 등을 종합적으로 평가한 뒤 협상을 거쳐 계약상대자를 정하는 방식입니다. 다만 평가 비율, 협상적격자 기준, 제출서류와 일정은 공고문과 제안요청서에 따라 달라지므로 원문 확인이 우선입니다.

준비물

먼저 다음 자료를 한곳에 모아야 합니다. 입찰공고문, 제안요청서, 과업내용서, 제안서 작성서식, 제출서류 목록, 평가기준표, 계약조건이 기본 자료입니다.

• 사업자등록증과 법인등기사항증명서 등 기본 증빙
• 입찰참가자격을 입증하는 면허·신고·실적 관련 서류
• 제안서, 발표자료, 가격제안서 또는 산출내역서
• 공동수급이나 하도급이 허용되는 경우 관련 협정서와 증빙

제안서 작성 전에 반드시 발주기관이 요구한 파일 형식, 분량, 제본·밀봉 방식, 제출 장소와 시간을 확인해야 합니다. 전자 제출인지 방문 제출인지에 따라 준비 방법이 달라집니다.

접속 경로

나라장터에서 사업명이나 관심 분야의 검색어로 공고를 찾은 뒤, 공고 상세 화면의 첨부파일을 모두 내려받습니다. 공고문만 읽고 참여 여부를 결정하면 제안서 양식이나 평가 세부기준을 놓칠 수 있습니다.

1. 입찰공고의 계약방법이 ‘협상에 의한 계약’인지 확인합니다.
2. 입찰참가자격, 입찰 일정, 제안서 제출방식과 가격입찰 일정을 확인합니다.
3. 제안요청서에서 과업범위, 요구기능, 산출물, 수행기간을 읽습니다.
4. 제안서 평가항목과 배점, 발표 여부, 질의응답 방식을 확인합니다.

클릭 순서

공고를 열었다면 ‘공고서’, ‘제안요청서’, ‘과업내용서’, ‘제안서 서식’, ‘기타 첨부파일’을 구분해 저장합니다. 파일 이름만 보고 일부 자료를 제외하지 말고, 수정 공고나 추가 안내가 있는지도 확인해야 합니다.

특히 공고문과 제안요청서의 내용이 다르게 보이면 임의로 해석하지 말고 우선 적용 기준과 질의 방법을 확인해야 합니다. 질의 접수기간이 정해져 있다면 마감 전에 공식 절차로 문의하고, 답변이 공지되는 경우 그 내용을 제안서에 반영합니다.

입력 항목

1. 참가자격과 제출조건

사업자 자격, 업종·면허, 실적, 인력요건, 지역요건, 공동수급 허용 여부를 확인합니다. 자격이 있다고 추정하지 말고 공고문에 적힌 등록기준과 증빙서류를 기준으로 판단해야 합니다.

2. 제안서 구성

제안서는 보통 사업 이해도, 추진전략, 세부 수행계획, 일정, 투입인력, 품질관리, 위험관리, 사후관리 등을 요구합니다. 평가항목별 배점을 표로 옮긴 뒤 각 항목에 대응하는 제안서 쪽수를 표시하면 누락을 줄일 수 있습니다.

3. 가격제안

가격제안서 제출 방식과 산출 기준을 확인합니다. 기술제안서와 가격제안서를 분리해 제출하도록 정한 경우 파일이나 봉투를 섞지 않아야 합니다. 부가가치세 포함 여부, 산출내역 작성 단위, 가격입찰 마감시각은 공고문을 기준으로 확인합니다.

제출 확인

제안서 제출 후에는 단순히 업로드가 끝났다는 화면만 보지 말고 제출 상태와 접수 완료 여부를 확인합니다. 전자 제출이라면 전자조달시스템의 제출내역, 접수증 또는 경쟁입찰참가자격 등록 상태를 확인하고, 방문 제출이라면 접수증과 담당 부서의 접수 방법을 확인합니다.

기술제안서와 가격입찰을 별도로 제출하는 공고에서는 한쪽만 제출해도 정상 참여가 되지 않을 수 있습니다. 마감 직전에는 인증서, 파일 용량, 시스템 접속 문제로 제출이 지연될 수 있으므로 내부 마감시간을 실제 마감보다 앞당겨 정하는 것이 안전합니다.

오류 대처

• 제안서 양식이 여러 개일 때: 최신 공고의 첨부파일과 변경 안내를 기준으로 사용합니다.
• 평가배점이 이해되지 않을 때: 제안요청서의 평가방법, 배점표, 감점·실격 조건을 함께 확인합니다.
• 발표자가 정해지지 않았을 때: 발표시간, 참석인원, 신분증이나 재직증명서 요구 여부를 확인합니다.
• 파일 제출이 실패했을 때: 오류 화면과 시간을 기록하고 시스템 안내 또는 공고에 적힌 문의 절차를 이용합니다.
• 제안서 내용과 가격이 충돌할 때: 산출내역과 본문 수치를 대조하고, 계약조건상 포함 범위를 다시 확인합니다.

기술평가는 정해진 평가항목과 배점에 따라 진행되며, 발표와 질의응답이 포함될 수 있습니다. 평가 이후에는 공고에서 정한 기준에 따라 협상적격자 또는 우선협상대상자가 정해지고, 일반적으로 우선순위에 따라 기술내용과 가격 등을 협의합니다. 협상이 결렬될 경우 다음 순위 대상자와 협상하는지는 해당 공고와 적용 규정에 따라 확인해야 합니다.

체크리스트

FAQ

기술평가 점수가 높으면 바로 계약할 수 있나요?

아닙니다. 협상적격자 선정, 가격평가, 협상 순서와 계약체결 요건을 모두 충족해야 합니다. 최종 기준은 공고문과 제안요청서에서 확인해야 합니다.

제안요청서와 과업내용서는 어떻게 구분하나요?

과업내용서는 수행할 업무와 결과물을 구체화한 자료이고, 제안요청서는 제안서 작성방법, 평가기준, 제출조건 등을 안내하는 자료인 경우가 많습니다. 실제 문서의 명칭과 역할은 발주기관별로 다를 수 있습니다.

협상에 의한 계약은 모든 공공입찰에서 사용할 수 있나요?

아닙니다. 적용 법령과 계약예규, 발주기관의 계약기준에 따라 사용할 수 있는 대상과 절차가 달라집니다. 해당 공고의 계약방법과 법적 근거를 확인해야 합니다.

협상에 의한 계약은 제안서 작성 능력만으로 결정되지 않습니다. 우리 회사가 충족하는 자격, 실제 투입 가능한 인력, 요구된 산출물을 수행할 수 있는 일정과 비용을 공고 조건에 맞춰 검토하는 것이 출발점입니다. 다음 단계로는 입찰가이드 관련 글에서 참가자격 확인과 제안서 제출 방법을 함께 점검해 보시기 바랍니다.

자주 묻는 질문

기술평가 점수가 높으면 바로 계약할 수 있나요?

아닙니다. 협상적격자 선정, 가격평가, 협상 순서와 계약체결 요건을 모두 충족해야 하며 최종 기준은 공고문과 제안요청서에서 확인해야 합니다.

제안요청서와 과업내용서는 어떻게 구분하나요?

과업내용서는 수행 업무와 결과물을 설명하고, 제안요청서는 제안서 작성방법·평가기준·제출조건을 안내하는 경우가 많습니다. 실제 역할은 발주기관의 문서 구성을 기준으로 확인해야 합니다.

협상에 의한 계약은 모든 공공입찰에서 사용할 수 있나요?

아닙니다. 적용 법령과 계약기준에 따라 대상과 절차가 달라집니다. 해당 공고의 계약방법과 법적 근거를 먼저 확인해야 합니다.